Cómo organizar un evento de empresa exitoso

Aun sabiendo el gran peso que ocupan las redes sociales en nuestras vidas, una de las mejores formas de presentación social sigue siendo el cara a cara. Ya sea para presentar un nuevo producto, vender tu marca o conseguir nuevos clientes, organizar un evento siempre es buena opción.

Hacer un evento va a garantizar beneficios notables en la visión de tu negocio. Organizar un evento y que salga perfecto no es fácil, ya que hay que tener en cuenta muchos factores que en ocasiones se nos escapan de las manos.

Pero su dificultad no va a determinar que realicemos o no el evento. Un acontecimiento así tiene una serie de ventajas que apoyarán a tu empresa. El éxito de estos acontecimientos caerá sobre la opinión personal que tengan los asistentes sobre el evento, y una buena impresión respaldará el negocio.

Generar contenido corporativo, fomentar las relaciones personales y mejorar el clima laboral son unas de las ventajas que puedes lograr si realizas un evento. Para conseguirlo tendrás que tener en cuenta otros valores como:

Definir el tipo de evento que queremos organizar.

Según el tipo de evento que vamos a organizar, tenemos que dividir los eventos corporativos entre externos e internos. Los externos son aquellos que van dirigidos a los clientes, proveedores, medios de comunicación, etc. Los eventos internos, en cambio, están pensados para los mismos trabajadores o accionistas de la empresa.

A partir de aquí, segmentamos los tipos de eventos de empresa:

-Ferias: Son exposiciones en las que las empresas muestran productos o servicios. Aquí influyen mucho el diseño del stand, la comunicación previa al evento, etc. Uno de los sitios más conocidos de Madrid para organizar ferias es Ifema.

-Conferencias: Suele ser el evento por excelencia. Reúne a profesionales con un interés común y realizan presentaciones, exposiciones y charlas sobre temas específicos.

-Seminarios: suelen ir dirigidos a grupos reducidos en los que se enseña e imparte un conocimiento. Es frecuente atender a preguntas de los asistentes durante el evento.

-Rueda de prensa: es muy habitual en el mundo de los eventos externos. Va únicamente dirigido a medios de comunicación, y sirven para dar a conocer resultados y presentar informes.

-Reuniones, Team builder, congresos e infinidad de tipos de eventos.

Nuevas formas de realizar un evento.

Recientemente, con el avance de las nuevas tecnologías y su integración en el mundo de la organización de eventos, se han creado nuevos formatos para realizar eventos. Lejos quedan los congresos y las reuniones.

-Videoconferencias.

-Webinars: son actividades de formación a través de internet.

-Eventos en streaming: es la “última moda” de los eventos. Favorece tanto a los asistentes como a aquellas personas que deciden verlo en directo desde sus casas, ya que posteriormente se puede guardar la grabación y verlo en diferido. Estos servicios de streaming para eventos dan muy buena imagen sobre la empresa.

Tener muy presente la comunicación del evento.

Previamente al evento hay que realizar un ejercicio de comunicación para promocionar el evento y así fomentar su éxito. Esto es tan importante como el mismo evento. Debe realizarse antes y después del mismo para llevar un informe del resultado final. Disponemos de herramientas sencillas y gratuitas para hacerlo:

-Redes sociales: Desde su aparición han revolucionado el mundo de los eventos. Permiten interactuar con los ponentes, enterarnos de detalles previos al evento, etc. Además podemos seguir haciendo uso de ellas una vez acabado el evento, para seguir promocionando o informar de futuras ediciones.

-Teaser: sirve para crear curiosidad al espectador que va a asistir al evento. Suele ser un vídeo.

-Making of: Es un vídeo de cierre del evento que muestra los mejores momentos durante su montaje.

Ser sostenibles.

No sólo debe preocuparte el evento, sino también respetar el medio ambiente y el entorno social cuando se está llevando a cabo. El consumo de energía, agua, materiales y alimentos impactan tanto en el medio ambiente como en los costes de la empresa. Aquí os dejamos algunos consejos para organizar un evento sostenible.

Hay que tener en cuenta la gestión de residuos, reciclar y reutilizar. Además del uso de materiales que emiten gases, y otros factores como la contaminación acústica y luminosa.

Un problema a tener en cuenta es la comida que llevan los catering. La mayor parte acaba en la basura o desperdiciada. Ser responsable siendo consecuente con este factor puede ayudar a muchas personas.

Hacer caso a los trucos convencionales.

Que no nos falle la intuición. Aunque creamos que lo tenemos todo controlado debemos seguir y asegurarnos de que estamos teniendo en cuenta los trucos y estrategias principales.

Tener en cuenta la magnitud del evento, realizar listas, mantener un flujo de comunicación con sus empleados y con los asistentes, administrar gastos, ser originales y cuidar la elección del espacio son algunos de los trucos que cualquiera que esté organizando un evento a de tener en cuenta.

Otro factor que actualmente está muy implementado en el mercado es la conexión a internet en los eventos a través de las redes WiFi. Esto ayudará a posicionarte frente a las marcas más fuertes y poder competir con ellas. En la actualidad las redes WiFi para eventos están presentes para favorecer estos acontecimientos y garantizar una red de conexión fiable para sus clientes, ponentes y visitantes.

En resumen, casi todas las empresas aspiran a organizar al menos un evento anualmente, ya sea interno o externo, y hacerse notar en el mercado es complicado. Pero si sigues tu intuición y estos sencillos pasos tendrás un evento que todos tus asistentes recordarán.